Salir satisfecho de una reunión grupal es fácil si te propones optimización del máximo encuentro. La clave está en prepararlo: asignarle unos objetivos y utilizar solo el tiempo necesario. Las reuniones on-line pueden resultar más efectivas, si cabe, porque ahorran tiempo de viaje y pueden participar personas que se encuentren en distintos territorios. ¿Qué necesitas para que una reunión online sea efectiva?
Convoca la reunión con tiempo
Las reuniones pueden tratar temas urgentes que surgen improvisados. En este tipo de encuentros no queda más remedio que improvisar y controlar que el tiempo no se vaya en otros temas. Será importante poder recuperar la conversación cuando se desvíe de otros perdedores.
Una forma que todo el mundo asume la prioridad del encuentro es hacerlo explícito y establecer el objetivo. Mejor si se pone un tiempo máximo para lograrlo, aunque también hay que tener cuenta el tipo de consenso al que quiere llegar. Las prisas dejan por el camino posibles buenas reflexiones o la intervención de people a las que les cuesta más tomar la iniciativa para hablar. Por lo general, las reuniones nunca deben durar más de 60 minutos y la sesión ideal es entre 15 y 45 minutos. Si se alargara más se corre el peligro de que los participantes perder la concentración.
Pero en el caso de que se trate de reuniones de evaluación sobre el avance de algún proyecto, información sobre algo nuevo es importante avisar con tiempo. De esta forma, habrá una buena predisposición y cada participante se asegurará de reunir las condiciones de calma, luz suficiente y presencia para la hora en la que se quede.
facilitador el orden del día o un índice de contenidos prevenido para que se pueda ir reflexionando sobre cada tema es interesante. También es importante dejar un apartado de «Varios» para dotar a la reunión de flexibilidad. Es necesario abordar los temas esenciales, pero también en la oportunidad de tratar otros no previstos y que no toman mucho tiempo.
Preparación técnica para la reunión de grupo en línea
y es posible contactar a cada participante momentos antes de la reunion para comprobar que la iluminación es correcta, que está bien. Además, su micrófono funciona y la conexión es buena. Lo recomendable en estos casos es usar cable (mejor que wifi) para que la conexión sea estable. El wifi no siempre sigue un buen flujo de conexión y la videollamada sufre cortes.
Verifique la ubicación donde se conectará está despejado y no va a suponer distracción para los compañeros de reunión. En algunas aplicaciones de videollamadas se puede atenuar el fondo para evitarlas.
Comprueba que tienes una mano el material necesario para el encuentro. Es preferible que esos documentos se vayan viendo en la pantalla compartida del altavoz antes que compartiéndolos en el chat durante la reunión ya que los participantes dejarán de prestar atención para ver el documento que se les ha enviado.
Cámaras encendidas y micrófonos silenciados
Una reunión grupal online es importante que se produzca en términos similares a una reunión física donde están presentes todos los elementos de la comunicación, tanto la voz, como la gestualidad o la postura. Con las cámaras encendidas se percibe cómo el discurso está siendo recibidoes en forma de recibir comentario sobrio a la marcha del encuentro. Además, crea un ambiente propicio para escuchar, limitando las oportunidades de perder la atención por estar haciendo otras cosas, algo que favorece cuando la cámara no está encendida y no nos ven. También percatarse de cuándo alguien quiere intervenir o si tiene algo que objetar.
Por el contrario, es conveniente que los microfonos estan apagados para que no se cuelen el ruido ambiental que se producen los lugares donde se encuentra cada participante. el unico micrófono que debe estar encendido es el de la persona que interviene.
Finalmente, es importante asignar una persona para ir tomando nota y después Elaborar un documento donde se aborden los puntos fundamentales que se han tratado con los acuerdos y comentarios sobre cada tema. Posteriormente se puede enviar a todos los participantes.