Llevar a cabo un proyecto de manera efectiva requiere una buena planificación. Utilice herramientas que ayuden a un ver el progreso de las tareas es fundamental a la hora de coordinar un equipo. Tanto si tienes que organizarte como si formas parte un equipo poner sobre plano la calendarización de tareas te hárá más fácil visualiza tus tareas y calcula el tiempo del que dispones. Diga adiós a la procrastinación y adopte la productividad con una buena planificación mediante el diseño de un diagrama de Gantt.
Visualiza el tiempo del proyecto con una vista general
Imagina que eres el director de una obra de teatro y que tienes fecha de estreno en tres meses. Para que ese momento pueda hacerse realidad es necesario programar todas las tareas que daran comienzo tres meses antesasigne una fecha de inicio y una de finalización para cada una y defina cómo cada tarea está relacionada con la siguiente.
El diagrama de Gantt consta de una linea vertical en la que aparecen descriptas las tareas (casting, elenco con el texto aprendido, escena uno, escena dos…costuario finalizado, diseño de iluminación completo, ensayo técnico, estreno), uno línea horizontal en la que aparecen las fechas (los tres meses divididos en semanas, por ejemplo). En la zona que queda entre ambos se traza cada tarea con su momento de iniciaro y final formando una barra, de forma que, de un vistazo identificar cada actividad en el tiempo. Además, se puede agregar a la persona responsable de la bañera asignada. Esta planificación puede ser modificada según la marcha del calendario. Hay tareas que podridien acabar antes por lo que ese tiempo (y recursos) se pueden dedicar a otras tareas que pudieren necesitar refuerzo.
También es interesante comprobar qué tareas son simulantes y pueden ejecutarse de forma independiente y adecuados no pueden comenzar hasta que no se finalicen otros. Son las tareas interdependientes.
Ayuda a tomar conciencia sobre trabajo en equipo
Un diagrama de Gantt permite ver la importancia de que cada labor se termina en el tiempo que tiene asignado ya que algunos no pueden dar comienzo si la anteriormente ha sufrido un retraso. Por este motivo, en los equipos es importante que todo el mundo tiene acceso a este plan incorpora la magnitud de la responsabilidad de su trabajo en todo el proyecto, con el objetivo de obtener un buen resultado final. También se ve de manera muy clara y la planificación general se adecua a los tiempos y recursos o necesita de una revisión.
La otra ventaja de un diagrama de Gantt es que te permite explicarle a un cliente de una manera muy precisa en que punto se encuentra el proyecto.
Puedes usarlo para organizar un equipo o para un proyecto más individual.
Para que este tipo de documentos sea eficaz es fundamental que sea sencillo, que incluya la información justa. Demasiada información puede desencadenar el efecto contrario y, en lugar de ser una herramienta esclarecedora, puede resultar confusa e incomprensible.
Un diagrama de Gantt contiene múltiples aplicaciones. Lo interesante es emplearla cuando se quiere ver un progreso de tareas que deben confluir en una fecha final. Los diagramas de Gantt se usan en la gestion de proyectos y en el trabajo con equipos. Permitten hacer un seguirio del progreso y facilitar tener en cuenta qué procesos están involucrados para reajustar el resto si se ha de tomarse alguna decisión cuando se produzca algún retraso para no afectar a la fecha final. Es una buena herramienta para analizar la productividad y eficacia de un plan.
pero tambien puede ayudarte en proyectos mas personales como, por ejemplo, a estudiar una oposición o un examen desglosando el temario y asignandole tiempos y fecha dependiendo de cada tema (reading topic, repaso, etc.)
Buena planificación y mejora de la productividad al alcance de la mano
Para diseñar un diagrama de Gantt puede utilizar herramientas como Excel, Word y hojas de cálculo de Google o cualquiera software de código abierto como Open Office. También recurrir a aplicaciones específicas de gestión de proyectos.