Ha pasado casi un año desde el primer confinamiento y muchas empresas sigue teletrabajando. Y es probable que en las próximas semanas se produzcan restricciones más estrictas que supondrán la vuelta de muchas personas al teletrabajo. Ante est panorama, ofrecemos algunos consejos para mejorar la organización y sobrellevar la jornada en remoto.
Aspectos ambientales de la jornada en remoto
Como todo apunta a que esto se va a alargar más de lo que perérica en un principio será esencial crear un espacio de trabajo en casa en las mejores condiciones posibles. Esto implica buscar un buena fuente de luz natural (cuidando que no se produzcan reflejos en las pantallas que molestan a la vista), a place libre de ruidos y donde se pueda conseguir una temperatura confortable.
Para proteger la sana división entre el trabajo y el resto de actividades del día se recomienda delimitar un lugar de trabajo y que éste sea siempre sea el mismo. Puede ser el mismo espacio compartido con otros usos, pero acondicionado con todo lo necesario para trabajar. Pero, es importante que, al finalizar la jornada, ese espacio pueda recuperar su aspecto y funciones para la casa. Recoger todo lo referente al trabajo y guardarlo, que quede poco visible y evita la tentación de seguir trabajando una vez se ha dado por conclusión al día. Hay que crear tanto el ambiente de trabajo como el de descanso, ocio o familiar partiendo de las mismas estancias por lo que los elementos que amos térran que estar diferenciados según el momento.
En este sentido es importante tambien que haya para mantener el espacio libre de distracciones.
Cómo organizar mejor el trabajo remoto
En cuanto a los consejos para mejorar la organización trabajando desde casa estas son algunos de los rótula que nos han resultado más interesantes. Según todas las fuentes consultadas, de las que os damos más abajo alguna referencia, es muy recomendable guardar una rutina. Similar a que se sigue cuando sales a trabajar: aseo, desayuno, y vestir una ropa distinta a la que utilizas para dormir.
Cuando ya estés delante del ordenador, antes que nada, es aconsejable define las tareas que se van a abordar ese día y no empezar a trabajar a demanda. Estructura las tareas y establece prioridades. En muchos casos tu trabajo surgió de otras personas y terás que hacer un informe a quien se coordinarlo. Entonces, en forma diaria o semanal. pregunta qué se espera de ti. En este sentido, es interesante propiciar una minireunión con tu responsable para que definir objetivos semanales o diarios con el fin de llevar a cabo tu propio control. En la oficina esta conversación se produciría de forma más orgánica y, sin embargo, ahora hay que darle su lugar y tiempo específico.
Con toda la información de la que dispondrás podrás establecer una hora de inicio de la jornada y otra de finalización. Distribuye las tareas que tienes y asísignales un tiempo de ejecución. Esta forma de autosupervisión te ayudará en días sucesivos conoce tu nivel de productividad ya tengo argumentos para modificarlo frente a tus superiores (y frente a ti mismo, muchas veces, más exigente).
Los descansos e imprevisatos también forman parte de la jornada en remoto
Esta es la distribución del horario. ten en cuenta que habrá imprevistos e interrupciones. Mídelas y tenlo en cuenta para la organización de días posteriores.
Calculalos también tiempos en los que haras descansos. Es recomendable que estos se produzcan cada hora y media y que se prolonguen durante 5 o 10 minutos.
Informe con mayor frecuencia. es importante que se sepa en que estas. Recuerda que trabajáis juntos. Si no puedes cumplir con los plazos ponlo en conocimiento de tus superiores lo antes posible para poder reconfigurar la jornada. También es un ejercicio extra de comunicación. ayudará a evitar el aislamiento.
Definir los tiempos en los que puede estar disponible por telefono o e-mailpero también el tiempo que prefiere no ser interrumpido porque la tarea con al que estás requiere máxima concentración.
Reunión con los de casa antes de empezar
Durante las reuniones, es interesante que siempre se utilice el vídeo para optimizarlos al máximo. Las cámaras encendidas invitan a que la atención sea plena y limiten el estar haciendo otras actividades que pueden restablecer la operatividad debido a las distracciones. Por la misma razón, estos encuentros deben ser más cortos y procurar que sean eficaces al máximo. Para eso, señala los temas que quieres tratar y pide un orden del día de lo que se tratará.
Uno aguero negro de tiempo en las jornadas de teletrabajo es la resolución de incidencias tipo ordenador. El apoya mesa de ayuda ya está muy implantado en las empresas. Asegúrate de tenerlo ubicado el contacto con este servicio para dar solución ágilmente a problemas técnicos.
Por último, una reflexión para mejorar la organización con el resto de personas con las que convive. Está siendo habitual que todos los miembros tendrán que atender obligaciones mientras guardan cuarentena. Los peques con sus clases online y las personas adultas con sus teletrabajos. Una conversación al inicio de las jornadas puede ser interesante para que todo el mundo sea consciente del tiempo en el que las demás necesitan que no haya ruido o interrupciones.
Puedes consultar más recomendaciones para una mejor organización remota en estos enlaces:
- Instituto Nacional de Salud y Seguridad en el Trabajo
- Instituto Vasco de Seguridad y Salud Laborales